システム手帳を使うメリット・効果

 

 

 

システム手帳とは?

システム手帳とは、リフィルと呼ばれる用紙をバインダーで閉じ、日程表・住所録・メモ帳等が一冊のノートに組み合わされた手帳です。

主な利用用途として、

・スケジュール管理

・タスク管理

・ライフログ

・メモ

などがあげられ、様々な用途で利用されています。

近代ではスマートフォンの普及により、上記機能をスマートフォンでまかなう人も多くなりましたが、まだまだアナログならではの良さを持つシステム手帳を好む人は多く存在します。

サイズは、バイブル、A5、A6とある程度決められた大きさが普及していますが、メーカーにより微細な違いがあり、また独自サイズを販売しているメーカーもあります。

では、次に何故アナログなシステム手帳が使われるのか?その魅力に迫ります。

 

システム手帳の魅力

仕事に欠かせない三種の神器として、パソコン・手帳・カメラがあげられますが、その中で唯一のアナログである手帳。

デジタル化が進む現代で、何故アナログ手帳は使い続けられているのでしょうか?

アナログ手帳を使う理由として、以下があげられます。

1.早く・的確に・詳細に書ける

2.見た目が良く、相手へのうけがよい

3.自分だけの閉ざされた中で使える

4.気持ちが表せる

5.学生でも使える

6.自身の成長につながる

 

では、それぞれ詳細をご説明します。

 

1.早く・的確に・詳細に書ける

仕事の上司に「○○さん、ちょっと来て」と呼ばれると、とっさにメモ張とペンを持っていき、上司に伝えられた内容をメモする。
また、予定を聞かれるとスケジュールを確認してすぐに応える。
これは、上司ではなくても相手がお客さまであったり、取引先であったり、学生なら先生・先輩であったり、日常茶飯事に起こる場面だと思います。
その時に求められるのは、早さと的確さです。
最近では、スマホ・パソコンでメモをとったり、スケジュール管理・タスク管理を行う方も多いですが、起動するのに時間がかかり、またバッテリーが切れた時に確認出来ないというリスクもあります。スマホ・パソコンは他者との共有が出来るという大きなメリットもありますが、自分だけの管理は手帳の方がメリットは大きいと感じます。実際、手帳とペンが手元にあれば、すぐに書き込めますし、詳細にかつ自由に表現できます。
例えば、重要な事にはマーカーをつけたり、赤ペンで書いたり、絵で表現する事も出来ます。
これはデジタルでは中々難しく、「紙」ならではの良さではないでしょうか。
また、書くと記憶に残りやすいと言われております。
私は小さい頃、親に「書いて覚えろ」と言われました。
確かに、パソコンで打つより、紙に書いた方が記憶に残っていると実感しています。

 

2.見た目が良く、相手にうけがよい

私は良く取引先の営業と会う機会があるのですが、最近打ち合わせ中にスマホをさわっている営業が増えてきました。
パソコンを使う人は前からおりましたが、打ち合わせ中ずっとスマホを見ている姿を見て初め驚きました。
恐らく、仕事のメールを確認したり、スケジュールを確認したりしていると思うのですが、いざ取引の最中に自分の前でスマホを触られるとあまり良い気分にならなかったですね。これからは、それが当たり前になるかもしれませんが。。。
打ち合わせ中などにカチカチパソコンをさわったり、スマホを見ている営業より、こちらの目を見て話を聞き、また調整事や、重要な事を伝えた時には手帳にメモする営業の方がうけは良く、安心しますね。
後、使い古したシステム手帳を広げた瞬間の営業さんはかっこいいなぁ~と思いますね。

 

3.自分だけの閉ざされた中で使える

手帳は、自分が書き込み、また見返すものです。
スマホ・パソコンでのスケジュール管理はどちらかというと、他者と共有する事が主となっております。
会社からスケジュール管理はこのシステムで行いましょうと指定される事もあると思います。
私自身もそうです。ですので、私は2つを使い分けています。
同僚や、上司に伝えるべき仕事の予定はデジタル管理。
※○○社訪問、○○セミナー、○○打ち合わせなど詳細は書かず、「何をしている」、「どこにいる」を必要最低限に抑えている。
上記以外はシステム手帳で管理しています。
プライベートな事や、仕事の予定の詳細(○○ホテルに宿泊、電車の時間、セミナー会場など)など、幅広く書き込んでいます。
また、最近私は「ライフログ」を残すようになってきました。
日記に近いのですが、子供たちの様子も含め、自分の気持ちや出来事、家計簿なども残しています。
こういった他人に見られたくないものはシステム手帳を使っています。

 

4.気持ちが表せる

私は「字」にすごく気持ちが表れます。
辛いとき、悲しいときには字が弱々しくなり、うれしい、楽しいときは字が生き生きとしており、「!」が多くなったりします。
手帳を後から見返すと当時の心境が面白い程字に表れる事がわかります。
私の娘は、シールで表現しているようです。
これも子供ならではで、良いですね。
こういった気持ちのこもった記録は、アナログならではの持ち味ではないでしょうか。

 

5.学生でも使える

小学生、中学生は、デジタル持ち込み禁止の学校が多いのではないでしょうか。
ですが、システム手帳は問題ないと思います。
学生のうちから、重要な事を書く癖と、自分のスケジュールやタスクを管理する癖を身につける事が出来ると、将来社会人になった時にきっと役立つと思います。
システム手帳のリフィルには、子供向けの可愛いものもありますので、是非お子さんにも使わせてあげてみては如何でしょうか?

 

6.自身の成長につながる

「自己管理」
これを身に付けるのは、簡単なようで難しいです。
社会人にとって、「自己管理」を出来ている人と出来ていない人では、上司・お客さまからの信頼度が大きく変わります。

「自己管理」能力は、子供の生活態度が大きく左右されるので、大人から身に付けるのは苦労します。
子供のうちから、自分のスケジュールや、やるべき事を管理する癖を身につけると自己管理能力があがり、将来社会人になった時にきっと役立ちます。

 

 

如何でしょうか?
システム手帳は実際に使うと気づく事がたくさんあります。
デジタル化が進む現代こそ、システム手帳の魅力を感じます。

リフィルの種類とサイズ

 

1.バイブル

特徴

・B6用紙くらいの大きさで、ポケットには入らない

・最も良く使われているサイズであり、種類は豊富

・記入量が少なめな方はオススメ

 

リフィルの大きさ

171mm × 横95mm

 

穴数

6

 

 

2.ミニ6

特徴

・ポシェットやセカンドバックに入る

・メモだけとるに方にオススメ

・コンパクトさを求める方にオススメ

 

リフィルの大きさ

127mm × 80mm

 

穴数

6

 

3.A5

特徴

・記入量が多い方にオススメ

・営業が良く使っている

・大きいサイズなので、持ち運びは鞄

 

リフィルの大きさ

210mm × 148mm

 

穴数

6

 

4.ミニ5

概要

・シャツのポケットに入る

・名刺入れより少し大きいサイズ

 

リフィルの大きさ

105mm × 61mm

 

穴数

5

 

リング穴サイズと目安収納枚数

mm      約80枚

11mm     約90枚

15mm    約100枚

20mm    約180枚

25mm    約220枚

30mm    約250枚

 

 

システム手帳の中の用紙「リフィル」とは?

 

リフィル(リフィール)とは、システム手帳のバインダーに閉じる用紙の事です。

リフィルといえば、カレンダーをイメージする人が多いと思いますが、テンプレートリフィルも

大きな効果を持ちます。

リフィルは、メーカーが様々なテンプレート化を行い書店等で販売しておりますが、

基本的に多いのはカレンダー(月間、週間)とメモで、そのほとんどが6穴です。

テンプレート化というのは、繰り返し使う項目を事前に印字したひな形の事です。

例えば、こちら

仕事で良く出張に行くので、事前に記載する項目を印字して、書きやすいようにしています。

システム手帳の良い所は、こういった用途にあったテンプレートを使う事により、素早く的確に記載できる事が出来ます。

 

愛帳

愛Famでは愛帳サイトにてリフィルのテンプレートを自作し公開しています。

自分に合ったリフィルを見つけたら是非ご活用下さい。

 

 

さいごに

如何でしたか?

システム手帳は、自己成長の糧になり花となる

この言葉にぴったりでしょ?(笑